This inter-municipal association tailored its website entirely to the needs of the visitor
In conversation with Christophe Van Meerbeeck and Tine Wuyts of IGO.
4 minutes read
We built a new website together. Why did your organisation need this?
The previous website was already several years old. The focus on the target group was lost, and the Content Management System (CMS) was not very user-friendly.
Due to a proliferation of content over the years, various pages were no longer evident. Therefore, it was essential to build a new website for our organisation as soon as possible. Thanks to the VERA framework agreement, we could quickly start building our new website.
A new website is a challenging project to get into, but it was fun. In addition, the project manager helped us very much with our needs and steered us in the right direction.
Christophe Van Meerbeeck and Tine Wuyts
Team Services IGO
What points of attention did you have at the start?
Our visitor and the search function are two important starting points in the new website.
We divided the website into three groups: local authorities, companies, organisations, and inhabitants. We then show the proper structure, the message, and our offer from this target group. We had done this exercise before, and now with the help of Paddle, we could determine the design of the main menu and the search function.
Besides the target group and the search function, the website's fresh and young look was required. By choosing to build the website in Paddle CMS, the technical renewal was also a fact.
We made the website a hub of information for the target group. The now clearly grouped information can be shared uniformly on our social media channels. The resulting news items are bundled in our blog and optimised for Search Engine Optimisation (SEO). In addition to the blog, it is essential for our organisation that we can share legally required information with visitors.
What helped your organisation the most in this process?
We were able to get started quickly by using the VERA framework agreement. This saved us a lot of time.
We immediately received a clear overview of the modules offered in the CMS and divided them into categories according to priority. This phase went very smoothly, and then Tine, as a communications officer, could get to work on the content structure.
How did the content structure work?
We set a realistic and, at the same time, tight deadline to deliver the content. We attended three different facets of training: CMS, Writing for the Web and Web Forms to learn the CMS.
Each phase went smoothly, and we then met the deadlines with guidance from project manager Shana. Building the content on the website is time-consuming. We were given tips by the project manager, including "less is more". So the content construction involved scrapping content with a clear message for the target group in mind.
To work in a structured way when building content, we first determined the navigation structure internally. Because we see the website as a dynamic whole, it will continue to grow with current content even after its launch.
Shana helped us tremendously during this project to meet the deadline. We look back on our collaboration with satisfaction.
Jullie passen dagelijks pagina’s aan op jullie website. Zien jullie een verbetering tegenover het vorige systeem?
Vroeger duurde het lang om pagina’s aan te passen. Zo waren er complexe stappen nodig voor een simpele wijziging op een pagina. Dan is het moeilijk om de website dynamisch vorm te geven.
Nu pas ik onze website gemakkelijk dagelijks aan. We plaatsen jaarverslagen online en besluitenlijsten, maar ook vacatures en nieuwsberichten. Het is een intuïtief systeem, waarmee ik graag werk. Ik had al enige voorkennis en ervaring met een ander CMS, maar ook redacteurs zonder voorkennis konden na de opleidingen aan de slag. Wanneer je even door het bos de bomen niet meer ziet, is er de helpdesk en de Kennisbank die je verder helpen.
Het Paddle CMS stelt modules en integraties centraal beschikbaar voor elke gebruiker. Welke modules zijn onmisbaar voor jullie organisatie?
Ik denk spontaan aan nieuwsberichten. Het is belangrijk omdat dit onze website dynamisch maakt. Je kan makkelijk foto’s toevoegen, url’s aanpassen en links toevoegen in de uitgebreide editor.
Dit is het grootste verschil met onze oude website. Je kan daardoor variatie in de website stoppen en spelen met de vormgeving van bepaalde pagina’s.
Naast nieuwsberichten zijn webformulieren belangrijk in onze website. De mogelijkheden van de webformulieren in het CMS zijn ruim.
Welke tips of lessen kunnen andere organisaties helpen?
We tekenden in via de VERA-raamovereenkomst. Daarmee konden we tijd besparen en konden we snel starten met de inhoudelijke opbouw.
Wacht daarnaast niet te lang om je website te vernieuwen. Als organisatie of bestuur is het achterhaald om een outdated website te hebben. Daardoor durven bezoekers die informatie niet terugvinden afhaken. Dat kan dan weer andere communicatie-instrumenten en je eigen medewerkers belasten. Je website is uiteindelijk het enige kanaal dat dag en nacht bereikbaar is.
Besteed ook genoeg tijd aan het definiëren van content en verlies het organisatiedoel daarbij niet uit het oog. Hoe beter en duidelijker de schrijfstijl, hoe sneller de bezoeker de informatie kan terugvinden. Een goede navigatiestructuur is daarbij heel belangrijk. Bovendien kan je de structuur gemakkelijk zelf wijzigen in het CMS.
Dat laatste is essentieel. Want als organisatie is het belangrijk om raad te vragen aan experts en de teugels uit handen te durven geven. Je moet daarbij openstaan voor feedback van partners en vertrouwen tonen.
Wacht niet te lang om je website te vernieuwen. Als organisatie of bestuur kan je het je niet veroorloven om een outdated website te hebben.