De procedure overheidsopdrachten voor lokale besturen

  • 15 december 2017

Sinds 30 juni 2017 is de regelgeving rond overheidsopdrachten veranderd. Alle opdrachten die vanaf die datum opengesteld worden zijn dus onderhevig aan de bepalingen van de nieuwe Europese wetgeving voor overheidsopdrachten.

Waarvoor dient de wetgeving overheidsopdrachten?

In de eerste plaats dient deze wetgeving om overheidsinstanties te helpen de juiste aannemers, leveranciers of dienstverleners te selecteren. Daarnaast biedt de wetgeving die aannemers, leveranciers en dienstverleners garanties dat de ondernemers tegen elkaar worden afgewogen en dat er geen sprake is van favoritisme bij het toewijzen van overheidsopdrachten.

Deze procedure voor overheidsopdrachten steunt op twee basisprincipes:

  1. Voor leveranciers is de eerlijke concurrentie die hiermee wordt gecreëerd het belangrijkste voordeel. Ze kunnen meedingen naar overheidsopdrachten en op basis van dat proces wordt de opdracht toegekend.

  2. Het grootste voordeel voor de overheidsinstanties is dat zij verschillende offertes zullen krijgen en kunnen vergelijken. Zo kunnen ze op zoek naar de meest voordelige prijs en de offerte die het beste voldoet aan de criteria.

Een ander belangrijk onderdeel van de procedure voor overheidsopdrachten is dat alle afspraken op voorhand vast moeten liggen. De overheidsinstantie schrijft daarom een uitgebreid bestek uit, waarin alle vereisten staan uitgelegd. Leveranciers reageren daarop met een even uitgebreide en bindende offerte. Wanneer de opdracht toegekend wordt, moet het bedrijf die dan ook uitvoeren op basis van de daarvoor gemaakte afspraken en prijzen.

Om de eerlijke concurrentie te waarborgen, zijn er ook een aantal regels vastgelegd rond belangenconflicten. Meer informatie daarover lees je hier.

Voor wie is de wetgeving overheidsopdrachten geldig?

Deze wetgeving is van toepassing op drie grote sectoren.

1. Klassieke sectoren

De klassieke sectoren zijn de klassieke overheden: de staat, gewesten, gemeenten, OCMW’s, eredienstbesturen en intercommunales, maar ook rechtspersonen zoals vzw’s die een specifiek doel van algemeen belang hebben. Deze vzw’s mogen niet van commerciële of industriële aard zijn en moeten voor 50% gefinancierd worden door de overheid (of waarvan de directie voor meer dan 50% samengesteld is door vertegenwoordigers van de overheidssector of onderworpen aan het toezicht van de overheid).

2. Speciale sectoren

De speciale sectoren zijn enkele specifieke sectoren, namelijk: water, energie, vervoer en postdiensten.

3. Privé-sector

De wetgeving voor overheidsopdrachten kan ook van toepassing zijn in de privé-sector, namelijk wanneer privépersonen werken laten uitvoeren die voor meer dan 50% gesubsidieerd worden door de overheid. Denk bijvoorbeeld aan een privé ziekenhuis dat gesubsidieerde werken laat uitvoeren.

De procedure voor overheidsopdrachten geldt dus ook voor lokale besturen en daar worden een aantal verschillende personen bij betrokken. Hier lees je meer over de verschillende rollen van de gemeenteraad, het college van burgemeester en schepenen en de gemeentesecretaris, en daarna ook over het toezicht op beslissingen van de gemeente.

Als verschillende lokale besturen samen één overheidsopdracht uitschrijven, dan gelden daar andere regels voor. Meer daarover lees je hier.

Wat vroeger bekend stond als een ‘opdrachtencentrale’ wordt nu beschreven als een ‘aankoopcentrale’ en die regels vallen onder de gecentraliseerde aankoopactiviteiten. In het kort kan je zo beroep doen op een groothandelaar of tussenpersoon voor het realiseren van jouw overheidsopdracht. Meer informatie.

Voor een overheidsopdracht van werken bestaat er nog een extra voorwaarde: de aannemer moet erkend zijn. Die erkenning wordt verleend wanneer de aannemer voldoende waarborg kan bieden om werk kwalitatief uit te voeren. Meer informatie.

De uitvoering van een overheidsopdracht

Zodra de opdracht is toegekend aan een leverancier, moet er rekening gehouden worden met een aantal vereisten voor de uitvoering van de overheidsopdracht.

Borgtocht

De opdrachtnemer moet 5% van het opdrachtbedrag als waarborg voor de volledige en goede uitvoering van de opdracht reserveren. Meer informatie.

Leidend ambtenaar

Er moet binnen het lokaal bestuur een verantwoordelijke aangeduid worden voor de opdracht. Deze leidend neemt de leiding en controle op de uitvoering op zich. Meer informatie.

Uitvoeringstermijn

De opdrachtnemer dient zich te houden aan de uitvoeringstermijn die werd vastgelegd. Slechts in uitzonderlijke gevallen kan deze verlengd worden. Meer informatie.

Wijzigingsrecht

Het kan gebeuren dat de contractuele voorwaarden tijdens de uitvoering van de opdracht gewijzigd moeten worden. Daar bestaan een aantal regels en voorwaarden voor, vastgelegd in een koninklijk besluit.

Betaling

Om over te gaan tot de betaling moet er aan twee voorwaarden voldaan worden: de aanbesteder moet een proces-verbaal opmaken en de opdrachtnemer moet een schuldvordering indienen. Voorschotten zijn mogelijk in bepaalde gevallen.

Verantwoordelijkheden van de uitvoerder

Naast het verzorgen van de correcte uitvoering van de opdracht, heeft de uitvoerder nog een aantal verantwoordelijkheden.

Actiemiddelen

Indien de uitvoering van de opdracht niet correct gebeurt, moet er een proces-verbaal opgesteld worden en kunnen er financiële sancties opgelegd worden. Meer informatie.

Oplevering

Alle informatie over de voorlopige en definitieve oplevering van de opdracht, vind je hier.