Eenmaal live, krijgen veel websites weinig of geen software- en security-updates meer waardoor deze al snel gedateerd raken en ook hun beveiliging vaak te wensen overlaat. Voor overheidsinstellingen of bedrijven die meer dan één website overkoepelen, vormt dit een des te grotere uitdaging. Tenzij ze kiezen voor een schaalbaar Content Management Systeem dat toelaat alle websites volgens eenzelfde huisstijl te realiseren en de technische updates via een centraal platform automatisch doorvoert. Het ene zorgt voor meer merkconsistentie, het andere voor gigantische tijdswinst en voorspelbaarheid van kosten. Bloovi sprak met Wouter Rummens, die account manager is bij Paddle. Op vraag van de Vlaamse overheid ontwikkelde dit SaaS-bedrijf een CMS waarmee de uniformiteit over de verschillende websites heen gegarandeerd wordt. We vroegen hem waarom zo’n systeem een must is voor tal van bedrijven met meerdere merken en/of websites.
Niet alles in één website gieten
Twijfel er maar niet aan dat het probleem waar de Vlaamse overheid tot enkele jaren terug mee worstelde, voor veel organisaties en bedrijven pijnlijk herkenbaar is: een kluwen van vele websites die qua branding zodanig sterk verschillen dat er van consistentie of uniformiteit al lang geen sprake meer is. “Bovendien bleek dat veel van die sites inhoudelijk niet meer up-to-date waren. Doordat personeelsverloop er voor zorgde dat nieuwe collega's niet meer op de hoogte waren van hoe de website kon aangepast worden of doordat dit gewoon té complex geworden was. Moraal van het verhaal: hoe meer websites je beheert, des te meer tijd het kost om deze allemaal te updaten.”
In het geval van de Vlaamse overheid was het duidelijk dat er dringend nood was aan een geharmoniseerde aanpak: niet alleen visueel - één digitale huisstijl om de online herkenbaarheid naar burgers toe te vergroten - maar ook aangaande technische updates en ondersteuning. “Alle content in één website bundelen, bleek niet realistisch”, aldus Rummens. “Voor sommigen lijkt dat misschien het ideale scenario maar wanneer je alles in één website giet, word je snel geconfronteerd met conflicten, meestal rond structurele issues binnen de organisaties. Het grote voordeel van werken met afzonderlijke websites die gebruik maken van eenzelfde platform is dat ieder departement inhoudelijk nog steeds zijn eigen ei kwijt kan.”
Gebruiksgemak centraal
In 2013 startte Paddle op vraag van de Vlaamse Overheid met het ontwikkelen van een Open Source Drupal Content Management Systeem. Omdat de focus lag op gebruiksgemak werden de toekomstige gebruikers heel nauw betrokken bij dat ontwikkelingsproces. “Het opzet was om mensen zonder technische kennis, maar wel met een marketing- of communicatieprofiel, in staat te stellen zelf een website te bouwen, deze ook te onderhouden en nieuwe functionaliteiten toe te voegen. Vandaag, vier jaar later, kunnen we stellen dat we daar 100% in geslaagd zijn.”
Individuele webbeheerders hoeven niet langer wakker te liggen van de visuele huisstijl en technische updates aangezien die overkoepelend worden beheerd. “Dat maakt dat nu ook mensen zonder html- of andere technische voorkennis met plezier aan de website meewerken. Zij zijn perfect in staat zelf pagina’s aan te maken op hun website en die ook te beheren. Dat doen ze al dan niet samen met een redactieteam aangezien het systeem verschillende gebruikersrollen toestaat.”
De perfecte cocktail
“Iedereen legt andere prioriteiten wanneer men kiest voor een schaalbaar CMS platform zoals het onze: voor een marketing manager is dat merkconsistentie, een IT-manager vindt de maandelijkse updates met nieuwe ontwikkelingen en security updates alsook de voorspelbaarheid van kosten het allerbelangrijkste, terwijl anderen dan weer de snelheid, gebruiksvriendelijkheid en tijdsbesparing vooropstellen. Door al deze ingrediënten te combineren in één systeem, krijg je de perfecte cocktail”, benadrukt Rummens.
“Stel dat een organisatie meerdere websites overkoepelt die allemaal op verschillende manieren zijn gebouwd, dan ben je genoodzaakt iedere ontwikkeling of koppeling voor elk van die websites opnieuw te laten maken. Dankzij ons concept blijft ons CMS groeien en hoeft een bedrijf of organisatie dit slechts één keer te doen.”
“Elke vier weken voeren we een update uit zodat alle websites die vanuit het centraal platform worden beheerd te allen tijde technisch up-to-date blijven. Op het moment dat we nieuwe functionaliteiten, bugfixes en security updates toevoegen, zijn die onmiddellijk beschikbaar voor de honderden websites die aan het platform gekoppeld zijn. Op die manier bouw je intern een open source community, wat zeer waardevol kan zijn. We voorzien eveneens een centraal toegangsbeheer om problemen rond toegang te vermijden wanneer een collega de organisatie verlaat.”
Open source community
Vandaag hebben meer dan 300 websites en maar liefst 1.800 gebruikers toegang tot het Content Management Systeem van Paddle. Voorlopig situeren die zich voornamelijk in de overheids- en onderwijssfeer maar Paddle wil nu ook in de bedrijfswereld potten breken.
“Op de Web Summit in Lissabon hebben we weer moeten vaststellen hoeveel ondernemingen het moeilijk hebben om een corporate branding over verschillende websites heen te realiseren”, verduidelijkt Wouter Rummens. "Bedrijven die beseffen dat ze daarin vastzitten, willen geholpen worden. Omdat ze beseffen dat een uniforme huisstijl en een website die up-to-date is en blijft groeien, helpt bij het creëren van meer merkconsistentie en een grotere online herkenbaarheid."
“Ons CMS blijft steeds gecentraliseerd maar voor elke nieuwe website definiëren we vooraf het visuele thema. Zo'n thema bepaalt voor elke koepel de visuele richtlijnen en kan centraal geüpdatet worden. Inhoudelijk kan elke website vrij zijn ding doen zonder de uniformiteit van de digitale huisstijl in het gedrang te brengen. Daarmee zijn we vrij uniek in de markt.”